仕事をするうえで報告をする場面は多いと思います。

しかし、実際には報告の基本ができていない人もいます。

報告の仕方によっては上司に無駄な時間を取らせてしまったり、仕事ができないと思われてしまう原因にもなり得ます。

報告が苦手な人が分かりやく実践できるようにまとめました。

 

♦こんな経験はありませんか？

「ちゃんと報告しているのに上司は面倒そうに聞いている・・・」

「報告した後、結局何が言いたいの？」と言われてしまう

「報告が苦手だから緊張する」

「報告をしている途中で自分が伝えたい事が分からなくなる」

 

♦報告を聞いた人はこんなことを思っているかも？

「ダラダラと報告していて長いな・・・」

「必要な事だけ教えて欲しい・・・」

「いちいち報告しないで自分で考えて動いて欲しい・・・」

 

♦なぜうまく報告ができないのか

報告が苦手な人は相手の立場になって考えられていないので、自分の伝えたい事だけを伝えてしまっています。

 

♦報告が苦手な人の特徴

・主語がない

・結論から伝えていない

・話の内容が抽象的

・要点をまとめられていない

・事実と感情や意見を混ぜて報告している

・相手の時間を使っていることを意識していない

・ただ報告をしているだけ（自分の考えを持たない）

 

このような特徴を意識して直すことで相手に伝わる報告になります。

 

♦報告が苦手なAさんと報告の基本が分かっているBさんの例で考えてみましょう。

【営業部から依頼されていた書類の作成が終わり報告する場面】

 

 

Aさん

・主語が抜けている（営業部から頼まれていた書類）

・結論から伝えていない（書類の作成が終わって確認してほしい旨）

・相手の時間を意識していない（上司が何回も質問をしていて時間を取っている）

 

Bさん

・伝えるべき要点を端的に伝えている

・１ラリーで完結しているため、上司に時間を取らせていない

 

【取引先から納期が遅れているとクレームの電話があり、上司に報告する場面】

Aさん

・結論から伝えていない

（〇〇会社の△△様から納期が遅れているというクレームがあった）

・要点をまとめられていない

（〇〇会社の△△様から納期が遅れているというクレームがあった、お客様の様子、どう対応したら良いか）

・事実と感情や意見を混ぜて報告してしまっているので、わかりにくい

（事実→納期が遅れてお客様が怒っている）

（感情・意見→このままだと大変なことになります。取引きはしてもらえないです。）

 

Bさん

・伝えるべき要点を端的に伝えている

・必要な事項を報告できているため、上司の質問がない → 時間を取らせていない

・自分の考えを持って支持を仰いでいるため、上司が指示を出さなくても確認だけで済んだ

 

 

♦報告をする上でのポイントまとめ

・主語を抜かない

・結論から伝える

・話の内容が抽象的にならないように具体的に話す

・必要な要点を決めて話す

・事実と感情や意見を混ぜない、意見を話す場合は「これは私の意見なのですが」と言ってから話す。事実と区別をする

・相手の時間を無駄に取らないように心がける

・ただ報告をするのではなく、自分の考えを意見も持つ

 

 

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